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Das Compliance Committee: Roland Merta, Carsten Keienburg und Roman Finke

Roland Merta, Carsten Keienburg und Roman Finke steuern das Compliance Committee von Coroplast. Im Zuge der Einrichtung eines unternehmensweiten Compliance-Management-System (CMS) entwickelten sie auch den Code of Conduct – einen kompakten Ratgeber, der übersichtlich erklärt, welchen Handlungsrahmen Mitarbeiter von Coroplast in bestimmten Situationen haben.

Herr Merta, Herr Keienburg, Herr Finke, weshalb beschäftigt sich Coroplast mit dem Thema Compliance?

Merta: Zunächst einmal geht es uns darum, das Thema Compliance bei Coroplast verständlich für unsere Kunden und Mitarbeiter zu erklären. Hierbei hilft die deutsche Übersetzung: regelkonformes Verhalten. Diese Verhaltensregeln sind, wenn Sie so wollen, unter anderem wichtig, um das Vertrauen der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in unser Unternehmen zu stärken. Wir wollen damit auch nach außen dokumentieren, dass wir uns an die für uns geltenden Regeln und Gesetze und unsere selbstgesetzten Standards halten.

Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang der Code of Conduct (CoC), den Coroplast veröffentlicht hat?

Keienburg: Der Code of Conduct ist für unsere Kunden und unsere Mitarbeiter da. Einen Code of Conduct zu haben, gehört für ein Unternehmen unserer Größe mittlerweile zum Standard und wird von unseren Kunden teilweise auch aktiv eingefordert. Auch die neue IATF 16949 Norm (Qualitätsmanagement- System-Standard der Automobilindustrie) schreibt fest, dass ein zertifiziertes Unternehmen einen Code of Conduct für seine Mitarbeiter bereitstellen muss. Dies nennt sich dann Unternehmensverantwortung oder auch corporate repsonsiblity. Es geht also mittlerweile um weit mehr, als um die bloßen rechtlichen Regeln und Grenzen.

„Besonders wichtig ist auch, dass es mit den Mitgliedern des Coroplast Compliance Committees weltweit konkrete Ansprechpartner bei Fragen oder Unklarheiten zum Thema Compliance gibt.“
Roland Merta (General Counsel und Compliance Officer)

Sie sagen, dass ein Code of Conduct mittlerweile zum Standard für größere Unternehmen gehört. Was ist das Besondere am CoC von Coroplast?

Finke: Der Code ist Conduct fügt sich nahtlos in die Unternehmenskultur von Coroplast ein. Die für Coroplast praktisch relevanten Themen sind kurz und prägnant zusammengefasst. Wir wollten kein ausuferndes 20-30-Seiten-Pamphlet, wie es teilweise andere Unternehmen machen. Wir haben Gespräche mit vielen Führungskräften, auch im Ausland, geführt und dabei viele praktische Anregungen der Kollegen zum Thema Compliance aufgenommen.

Wo gibt es die aktuellste Fassung des Dokuments?

Merta: Wir setzen mit dem Code of Conduct auf Transparenz – daher kann man ihn jederzeit über unsere Website herunterladen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden ihn zusätzlich im firmeninternen Intranet. Im ersten Schritt haben wir den CoC auf Deutsch und Englisch veröffentlicht. In einem nächsten Schritt soll er auch in den für Coroplast weltweit relevanten Sprachen zur Verfügung stehen.

Wie findet der CoC seinen Weg in die Unternehmenskultur?

Merta: Nur mit dem Text ist es nicht getan, daher schulen wir unsere Mitarbeiter unter anderem via E-Learning zu den entsprechenden Schwerpunkten. Besonders wichtig ist auch, dass es mit den Mitgliedern des Coroplast Compliance Committees weltweit konkrete Ansprechpartner bei Fragen oder Unklarheiten zum Thema Compliance gibt.

„Compliance-Themen und der Code of Conduct sollen die Mitarbeiter nicht mit administrativem Aufwand belasten, in ihrer täglichen Arbeit einschränken oder gar verunsichern.“
Carsten Keienburg (HR Manager Labour Law & Relations und Compliance Officer)

Wie sieht das Compliance Management System aus? Gibt es einen Compliance Officer an jedem Standort?

Finke: Nein, vorerst nicht. Es gibt das Compliance Committee und die Vorgesetzten vor Ort übernehmen auch eine verstärkte Rolle für das Thema Compliance. Mittelfristig soll das Compliance Management System weiter ausgebaut werden und dann ist es durchaus vorstellbar, dass Mitarbeiter vor Ort auch zusätzlich Compliance Aufgaben übernehmen.

Was ist Ihrer Ansicht nach das Wichtigste, was man zum Thema Compliance und zum Code of Conduct wissen muss?

Keienburg: Compliance-Themen und der Code of Conduct sollen die Mitarbeiter nicht mit administrativem Aufwand belasten, in ihrer täglichen Arbeit einschränken oder gar verunsichern. Vielmehr möchten wir ihnen Sicherheit und „Guidance“ in vielleicht unklaren Situationen geben. Natürlich erwarten wir auch, dass sich die Mitarbeiter an diese Regeln halten, um einen möglichen Schaden von Coroplast abzuwenden. Letztlich beinhaltet der Coroplast Code of Conduct keine Regelungen, die sich nicht ohnehin schon aus Recht und Gesetz ergeben würden (d.h. unabhängig vom Code of Conduct ohnehin zu beachten sind). Wir wollen diese Regeln für unser Mitarbeiter, aber auch unsere Kunden und die Öffentlichkeit transparent gestalten und als Unternehmen Coroplast auch zeigen, dass wir nach ethischen Maßstäben handeln und das Thema Compliance ernst nehmen.

Informationen zum Download Der Code of Conduct

Wie verhalten wir uns in bestimmten Situationen? Wie beeinflusst Compliance das tägliche Arbeitsleben? Der neue Code of Conduct gibt Antworten und steht Ihnen hier auf Deutsch und Englisch zum Download zu Verfügung. Fragen zu Einzelheiten beantworten wir Ihnen gerne persönlich.

Ihre Ansprechpartner Compliance

Haben Sie Fragen zum Thema Compliance oder zum Code of Conduct von Coroplast? Dann wenden Sie sich gerne an die Mitglieder unseres Compliance Committees.

Compliance Committee
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